Sprzedaż bezrachunkowa jest możliwa, gdy sprzedawca towaru lub usług jest zwolniony z obowiązku ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej, a nabywca nie prowadzi działalności gospodarczej. Klient nie otrzymuje dokumentu potwierdzającego transakcję (nie dostaje paragonu ani faktury). Nie mniej jednak obowiązek dokumentowania sprzedaży bezrachunkowej dotyczy zarówno przedsiębiorców zwolnionych z VAT, jak i podatników VAT.
Pomimo że przedsiębiorca nie ma obowiązku zgłaszania ewidencji sprzedaży bezrachunkowej do urzędu skarbowego, to jednak musi wykazać się prawidłowo sporządzoną dokumentacją w przypadku kontroli urzędników.
Niezbędnymi elementami właściwie dokumentowanej sprzedaży bezrachunkowej są:
Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej ma formę broszury z kolejno ponumerowanymi stronami.
Dokumentowanie sprzedaży bezrachunkowej jest zależne przede wszystkim od tego, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy jest z niego zwolniony.
W tym przypadku nie jest konieczne osobne prowadzenie dokumentacji sprzedaży bezrachunkowej, można zapisywać ją wraz z innymi w rejestrze sprzedaży VAT, z którego wartość przepisuje się do KPiR. Dokumenty sprzedaży bezrachunkowej muszą być jednak oznaczone symbolem WEW, który jest stosowany dla dokumentów wewnętrznych (innych niż faktury), które mają wpływ na podstawę opodatkowania w VAT (in plus lub in minus).
Przedsiębiorcy, którzy sami prowadzą swoją księgowość, powinni codziennie (najlepiej na koniec dnia) wystawiać i księgować dowody transakcji sprzedaży bezrachunkowej, czyli sporządzać odpowiedni zapis w księdze.
Jeżeli księgowość prowadzi biuro rachunkowe (które przechowuje księgę przychodów i rozchodów) to ma prawo dokonywać tylko jednego zapisu dotyczącego sprzedaży bezrachunkowej na koniec miesiąca (do 20. dnia każdego kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni).
Dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji na odległość za pośrednictwem konta bankowego jest wyciąg bankowy. Dla prawidłowej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej wyciąg bankowy powinien jasno określać, jaka transakcja miała miejsce i za pomocą jakiego przelewu.
Tego typu sprzedaż musi być ujęta w rejestrze VAT w księgach na koniec dnia lub miesiąca (tak jak w przypadku transakcji stacjonarnych) i oznaczony symbolem WEW. Jeżeli wyciąg bankowy nie zwiera informacji o przelewie i transakcji, to należy samodzielnie dokonać zapisu w księdze przychodu i rozchodu na koniec dnia lub miesiąca.
Dokumentowanie sprzedaży bezrachunkowej jest prostą czynnością, ale wymagającą systematyczności. Warto być skrupulatnym, żeby uniknąć kłopotów w przypadku kontroli. Należy też pamiętać, że klient ma prawo otrzymać dowód transakcji, jeżeli się tego domaga. Sprzedawca jest zobowiązany przychylić się do prośby klienta i musi sporządzić dowód zakupy.
Autor