21 września, 2022
HOT!
21 lutego, 2022

ABC organizacji eventu – zacznij od miejsca

Autor 0 23 Views

Event to bardzo dobra szansa dla firmy, aby mogła wykazać się niebanalnym podejściem i ogromną kreatywnością. Jednak, aby odpowiednio zorganizować event, potrzebne są konkretne umiejętności. Trzeba liczyć się z dużą ilością nerwów oraz sporą ilością pracy. Przykładowo organizacja konferencji w Zakopanem to nie lada wyzwanie! Organizując jakikolwiek event należy wziąć pod uwagę nagłośnienie, odpowiedni personel, zaplecze techniczne i artystyczne. Co jeszcze?

Od czego zależy udany event?

Bardzo ważna jest umiejętność dobrej organizacji. Osoba, która organizuje event musi uzbroić się w cierpliwość oraz być bardzo systematyczną. Organizowanie eventu jednak to zazwyczaj praca zespołowa. Potrzeba tutaj dużo wyobraźni!

Dobrze zorganizowany event. Od czego zacząć?

Bardzo dobrym pomysłem na początku jest stworzenie scenariusza wydarzenia. Rozdziel obowiązki pomiędzy osoby, które odpowiadają za organizację eventu. Dzięki scenariuszowi – Twoja współpraca z podwykonawcami będzie znacząco ułatwiona. Kolejną bardzo ważną sprawą jest ustalenie terminu wydarzenia oraz jego miejsca. Ustalając te rzeczy, weź pod uwagę, jaki jest profil spotkania. Podczas ustalania terminu, musisz zorientować się, jaki będzie najbardziej odpowiedni dla osób, dla których organizujesz event. Jeśli ustalasz termin, zwróć uwagę na to, czy w tym samym czasie nie odbywa się jakieś inne ważne wydarzenie. Dobór odpowiedniego miejsca zaś jest też bardzo ważny i to zazwyczaj od niego wszystko się zaczyna. Ważne, aby miejsce było dobrze zlokalizowane.

Podczas wyboru zwróć uwagę na wnętrze. Powinno ono pasować do charakteru wydarzenia. W następnej kolejności – musisz poinformować uczestników o zbliżającym się evencie. Najlepszym kanałem do przekazywania informacji jest internet. Najlepiej jest mieć stały kontakt z uczestnikami wydarzenia. Na bieżąco informować ich o wszystkim. Doskonałym pomysłem jest stworzenie strony WWW. Możesz na niej zamieścić wszystkie najważniejsze informacje. Mogą to być przykładowo informacje o opłatach, biografie uczestników, aktualny program. Bardzo dobrze jest stworzyć własną bazę mailingową. Powinieneś także przygotować tradycyjne zaproszenia, w których powinny się znaleźć takie informacje jak miejsce i data wydarzenia oraz dlaczego zaprasza się na event. Postaraj się, aby w zaproszeniu znalazły się interesujące informacje, które zaciekawią odbiorców.

Rodzaje eventów

Można wyróżnić np. wydarzenia biznesowe. Organizowane są one w celu poprawy komunikacji w ramach struktur zewnętrznych. Przygotowywane są też wydarzenia motywacyjne. Służą podniesieniu motywacji pracowników. Będą to wycieczki, zagraniczne szkolenia. Istnieją też wydarzenia specjalne, które mają charakter rozrywkowy. Organizowane są w celu komunikacji z Klientem. Będą to np. koncerty, imprezy promocyjne, imprezy sportowe, happeningi. Przez władze publiczne organizowane są wydarzenia społeczne, które skierowane są do obywateli. Do nich należą m.in. sympozja naukowe, obchody.